導入事例

連絡手段をメール・電話からLINEに変更で派遣スタッフの面談実施率が向上

株式会社スタッフファースト

人材・派遣

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コールセンター派遣・プロオペレーター派遣・採用関連BPO事業などの様々なサービス事業を展開する株式会社スタッフファーストは、2,000名以上の派遣スタッフを抱え、全国に支店を構えています。
今回は、MicoCloudの導入を担当された第四営業統括部の緑川様に導入前の課題と導入効果について話を伺いました。

緑川DC‗インタビュー中

派遣スタッフとのコミュニケーションにDXを強化

Q.株式会社スタッフファーストの事業内容を教えてください。

弊社は、コールセンターに特化した派遣会社です。セールスからアンケート、お客様対応など様々な業種のコールセンターにスタッフを派遣しております。コロナ禍では官公庁関連の仕事も増えました。
オリジナル人事評価制度を掲げるなど派遣スタッフを優遇する姿勢を大切にし、「働くヒト、すべてをエンパワーメントする」を企業理念に掲げています。

Q.いろいろな派遣会社がある中で御社の強みは何でしょうか。

社名のとおり派遣スタッフに寄り添う姿勢が強みだと考えています。派遣されたスタッフは、仕事内容が合わずに悩むこともあります。そうしたミスマッチを放置しないように実施しているのが定期面談です。
弊社のスタッフコーディネーターが、スタッフの入社時、研修後、2週間経過した頃に定期面談を実施します。
定期面談を実施することで、スタッフと現場目線のコミュニケーションを図ることができ、ミスマッチによるトラブルを未然に防いだり、早期に解消したりすることができます。スタッフだけではなく、派遣先の企業様にも喜んでいただける体制です。

Q.チーム体制と緑川様の役割を教えてください。

部署には10数名のスタッフコーディネーターが所属しています。2,000名を超える派遣スタッフに対する定期面談を実施してフォローすることが主な業務です。
私はスタッフコーディネーターをマネジメントしています。
部署の目標は、派遣先に入社したスタッフに対する定期面談の実施率をできるだけ100%に近づけることです。

また、派遣スタッフの退社率を低く抑えることも役割として求められています。つまり、派遣スタッフとのコミュニケーションが大切な仕事です。最近はLINEをフルに活用して行っております。

派遣スタッフとのコミュニケーションに悩んでいた

Q.MicoCloudを導入する以前はどんな課題を抱えていましたか。

大きな課題として、2つありました。
1つ目が派遣スタッフの勤怠把握です。ルールでは、出勤した派遣スタッフが弊社に勤怠報告の連絡をすることになっていますが、報告を忘れる派遣スタッフもいます。なので、私どもは派遣スタッフに電話やメールで確認しなければなりませんでした。
私どもの確認する手間を省き、派遣スタッフの報告する煩わしさも軽減させたいと考え、派遣スタッフ専用のWebサイトを構築しました。派遣スタッフがログインして簡単に勤怠報告できるサイトです。しかし、十分に活用されませんでした。

2つ目がスタッフコーディネーターが派遣スタッフと定期面談する時のスケジュール調整です。
以前、弊社はコミュニケーションに電話・Eメール・SMSを使っていました。しかし、派遣スタッフから折り返しの電話が無かったり、返信が無かったりすることが多く、スケジュール調整が難しく、時間がかかり、効率も悪かったです。こうした、派遣スタッフとのコミュニケーションにも課題を抱えておりました。

Q.そのような課題があったのですね。そこで、LINEに着目した背景を教えてください。

なぜ反応がないのか、どうすれば解決できそうか、派遣スタッフにヒアリングしてみたのがきっかけです。ヒアリングしてみると、当時の私たちにとっては衝撃的な理由が分かりました。

派遣スタッフの多くは20代です。彼らに話しを聞くと、「知らない番号からの電話には出ません」「EメールもSMSも普段から見ていません」と言う意見が多かったのです。ところが、「LINEは見ます」という声は多く聞かれました。そこで、20代がよく利用しているLINEをコミュニケーションツールとして活用できないか考え始めました。

また、スタッフとクライアントさまと弊社の3者のコミュニケーションを一元管理できるシステムを自社で開発をすることも検討しました。
しかし、費用や全ての利用者に合わせたものを作るとなると厳しく、断念しました。
LINEであれば多くの利用者がおり、クライアントさまによって指定のツールを使い分けるなどの心配もないと感じたので着目しました。

MicoCloudでLINE機能を強化して一気に課題を解決

Q.MicoCloudを知った時の印象を教えてください。

他の部署で使っていることを聞いて知ったのですが、その時の印象は、「そういえばなんか見たことあるな」ですね。
ただ他のサービスのように「bot対応機能を使ってスケジュールを確認すると派遣スタッフから返信が来る」といった程度の簡単なチャットボットのような仕組みしかできないだろうと思っていました。
しかし、MicoCloudの担当者から説明を受けて、印象が変わりました。

Q.MicoCloudの導入の決め手は何だったのでしょうか。

費用は関係なく、私たちが解決したいと思っていた課題・ニーズに対し、MicoCloudが解決できると思ったのが決め手です。
担当者から自動応答以外の機能や他の活用方法などの説明を受けて、様々な機能でカスタマイズができることもわかり、「MicoCloudをうまく使えば、LINEを活用して勤怠報告や面談のスケジュール調整を実現できるのではないか」とわかったのが、導入するのに大きな決め手になりました。

Q.MicoCloudを導入後の成果を教えてください。

おかげさまで今では、LINEで面談のスケジュール調整がとても簡単に実現できています。
勤怠報告の改善には、LINEのリッチメニューを使用して、派遣スタッフにマイページや勤怠報告サイトのリンクが送られる仕組みを設けました。LINEだから多くのスタッフにリーチできる様になり、勤怠報告してくれるスタッフが増えました。

また、フォーム機能を活用して仕事状況のアンケートを取っています。必要に応じて個別にスタッフから詳細をヒアリングすることもできるようになりました。こちらも高い反応率でとても有効活用できています。派遣スタッフから集めたアンケート結果は、派遣先の企業様へフィードバックすることで、派遣先の業務改善にもお役立て頂けています。

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MicoCloudの多彩な機能にワクワク

Q.今後、MicoCloudを活用して実現したいことはありますか。

おかげさまで派遣スタッフの登録がどんどん増えています。MicoCloudを有効活用して定期面談の高い実施率を継続し、派遣スタッフとの良好な関係を築いていきたいと考えています。

それから、MicoCloudには多様な機能があるので、セグメント配信機能を活用してスタッフ一斉にメッセージを送ったり、双方向のコミュニケーションを強化したりと、まだ使っていない機能を積極的に有効活用していきたいと考えています。

MicoCloudについては、思っていた以上に自社でカスタマイズできるので、とてもワクワクしています。

本日は貴重なお話をありがとうございました!

 

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