導入事例

就活生との連絡の非効率を未対応などのステータス見える化で大幅改善

株式会社アイデム

人材・派遣

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株式会社アイデムは、総合人材情報サービス企業として、求人サイト「イーアイデム」の運営、人材紹介・育成、就活支援、「ジョブアイデム」などのフリーペーパー発行、人材コンサルティングなど様々なサービスを展開している。

近年は、プロフィール情報を充実させることで企業から特別なオファーが届く逆求人型の就活サイト「ジョブラス新卒」でも注目されている。

今回は、MicoCloudの導入の経緯や導入後の効果、現場の声などを「ジョブラス新卒」を担当されている佐川様にお伺いしました。

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「必要な情報を見極め、確実に提供する」総合人材情報サービス会社

Q.まずは株式会社アイデムの事業概要を教えてください。

株式会社アイデムは、「人と企業のトータルコミュニケーション」をスローガンに仕事を求める人と人材を求める企業へ、必要な情報を見極め、確実に提供する総合人材情報サービス企業として、様々な事業を展開しています。
私は、人材紹介分野全般を担当しており、今回、取材していただくきっかけとなった「ジョブラス新卒」も担当しております。

Q.「ジョブラス新卒」について教えていただけますか?

「貴社のもう一人の人事に」というコンセプトで、採用工数をかけずに効果的な採用活動を行えるよう、2011年からはじめた新卒紹介サービスです。クライアントの企業に成功報酬型というリスクのない方法で、約7万人のJOBRASS会員学生の中からマッチングした学生を紹介しています。

Q.運営体制について教えていただけますか?

私たちは、法人営業担当のリクルーティングアドバイザー、個人営業担当のキャリアアドバイザー、そしてサポート担当の3チームで事業を運営しています。
主に、学生とコミュニケーションを取るのはキャリアアドバイザーですが、繁忙期は、サポート担当もフォローをしています。
学生と企業がマッチングして、選考が進んでいくと、リクルーティングアドバイザーが学生のサポートをする体制になっています。

1人が膨大な数の学生を担当。現場は疲弊しきっていた

Q.現在、御社にはMicoCloudをご利用いただいておりますが、導入前には、どんな課題があったのか教えていただけますか?

限られた数のスタッフで膨大な数の学生と1対1のコミュニケーションを重視して、連絡をしていたため、非常にコスパが悪い状態でした。
私たちは、「学生と会うこと」を非常に大切にしています。コロナ禍以前は、非効率的だとわかっていつつも、対面でコミュニケーションを取り、学生の本音を掘り下げることを最も重視していました。

加えて、1人の学生に対して様々なスタッフが関わる体制になっていて、さらに、1人のスタッフは多数の学生をサポートするという、とにかく学生との接点が多い仕事です。
そのため、効率化できるところは可能な限り効率化したいと常々思っていて、特に学生とのオンラインコミュニケーションは一番効率化できそうだと考え、何かできないか模索していました。

Q.具体的には、どのような対策を講じたのですか?

効率化を図るために、4年ほど前に連絡ツールをメールからLINEに切り替えました。学生からのレスポンスは速くなりましたが、担当スタッフは対応業務に追われるようになりました。

そこで、LINEグループを作り複数名で学生とコミュニケーションを取る体制にシフトしました。その後、横断的に管理できるシステムを導入しましたが、一斉送信の機能がなかったため、本当に苦労しました。
学生には月に何件もイベントの案内を送るのですが、それをひとりひとり送らないといけないため、まさに人海戦術でした。

2023年度新卒が始まる前の2021年夏頃、スタッフに負荷がかかりすぎている状況を打破するために何ができるかを検討していたところ、MicoCloudのことを知り、導入しました。

未読管理やタグの管理で業務効率化できる点が決め手に

Q.MicoCloudの導入の決め手は何でしょうか?

決め手は2つありました。
1つ目は、MicoCloudのステータス機能です。以前は、開封してしまったら最後、対応済みなのか未対応なのか判別がつかなくなってしまったため、担当スタッフが個人的に把握するしか方法がありませんでしたが、現在は、学生からメッセージを受け取ると自動で「未対応」ステータスに変わるため、抜け漏れがなく、属人的対応から脱することができました。

2つ目は、タグで管理できることです。例えば、LINEでアンケートをしたあとに、特定の属性の人を自動でタグ付けしたり、担当スタッフの振り分けもタグ付けしたいと思っていました。
タグ付けしたセグメントに精度の高いアプローチができるようになったり、タグから絞り込みして担当スタッフの状況を確認できるようになったりしたのは大きいですね。

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現場は作業量が最適化されストレスフリーに

Q.MicoCloud導入後は、どのような変化がありましたか?

MicoCloudに移行してまだ1ヶ月くらいですが、かなり業務効率化が進んだ実感がありますね。
特に、担当スタッフの未読チェックのストレスがなくなったことが大きいです。具体的には、面接を控えた学生が当日の朝に、「今日の選考をキャンセルしたい」とLINEをしてくることがよくあるんですが、クライアント企業に迷惑をかけないためにも、担当スタッフは10時までにすべてのLINEをチェックしていました。
それが、MicoCloudなら朝の新着(未読ステータス)だけを絞り込んでから対応できるので、朝の作業が工数としてかなり削減されました。

Q.LINEにタグ付けして管理できるようになったのも効果はありましたか?

非常に効果があり、効率化に繋がったと思います。
実は、今まで毎日どれだけのメッセージが来ているかを担当スタッフも管理者も正確に把握できていませんでした。いまは、それが明確に数値として現れるので、各担当スタッフの稼働状況や作業量の偏りを把握することができるようになりました。

それによって、キャパオーバーする前にフォローすることもできますし、逆に改善余地があった担当スタッフにはアドバイスをすることもできるようになりました。
MicoCloudを導入したことでコミュニケーションが可視化され、業務フロー全体がひとつレベルアップしたような気がします。非常にありがたいです。

キャリアカウンセラーからは「格段に効率が上がった」と喜びの声が

Q.現場のスタッフの方から、どのような反応がありましたか?

移行してすぐに、格段に業務効率があがったという喜びの声が聞こえてきました。
特に、学生を担当するスタッフはこれまで「LINEの対応が大変」と訴えても、それが数値化されていなかったので、評価も改善もされにくい状況でした。

しかし、MicoCloud導入後、どれぐらいの件数を対応して、どれぐらい結果に結び付けているかが可視化されたので、結果を出している人は評価され、LINE対応に忙殺されていた人は他の人にその業務を割り振ることで最適化されるなど、それぞれのキャパシティに応じた働きやすい環境になったのではないかと思います。

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安定稼働の入門編からさらに活用するためMicoCloud応用編へ

Q.今後、MicoCloudを使って、どのようなことをしていきたいとお考えですか?

現場も慣れましたし、何一つ問題なく安定稼働しているので、入門編はクリアしたと思っています。今後は、ダッシュボード活用やシナリオの共有など、MicoCloudの応用編に入っていきたいと考えています。
MicoCloudは、シンプルなサービスですが発展性があるので、これからも新しい使い方を開拓していきたいと思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました!

 

<JOBRASS 新卒>
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